ДОКУМЕНТООБІГ

ДОКУМЕНТООБІГ — рух усіх типів документів (див. Документ) усередині фармацевтичної організації з часу їх отримання або створення до завершення виконання або відправки. У закладах фармацевтичного профілю виділені такі типи Д.: фармацевтичний, науковий і управлінський. Фармацевтичний Д. полягає в організації обліку та спрямованого руху інформаційних документів щодо різних аспектів ЛП (інструкція на ЛП (анотація), огляди, ФС тощо); одночасно з надходженням до аптечної мережі нових ЛП поширюються документи інформаційного характеру, які відображають їх властивості та правила застосування. Науковий Д. передбачає рух в організації науково-технічної документації. Найпоширенішими у фармацевтичній науці і практиці документами цієї групи є: книги, монографії, підручники, навчальні програми, навчальні посібники, словники, журнали, НТД, прейскуранти, авторські свідоцтва, патенти, дисертації, автореферати тощо. Управлінський Д. містить потік різноманітної за характером інформації, яка забезпечує виконання аптечними та фармацевтичними підприємствами організаційної, планової, управлінської функцій. З метою раціоналізації роботи з управлінськими документами розрізняють дві групи документації: 1) планова (облікова та звітна); 2) організаційно-розпорядча. Проходження документів в організації повинно бути оперативним і цілеспрямовано регульованим. Реалізація цих принципів досягається дотриманням певних етапів Д. як вхідної (обробка документа, реєстрація (у день отримання), передача для виконання, виконання (проходження), відправка, підшивка до справи), так і вихідної кореспонденції (складання проекту документа, виготовлення документа, погодження, підписання (затвердження), реєстрація (у день підписання), відправка, підшивка до справи). Контроль за виконанням документів і прийнятих рішень є необхідним елементом організації управлінської діяльності та важливою складовою процесу Д. на фармацевтичних підприємствах. Головне завдання контролю полягає в забезпеченні своєчасного й якісного виконання документів, а також отримання інформації, необхідної для оцінки діяльності підрозділів і виконавців. Розрізняють три види операцій контролю: 1) за виконанням документів відповідно до суті поставлених у них питань; 2) за виконанням документів з погляду відповідності форми виконання їх змістові; 3) за своєчасністю виконання. Після виконання документи знімаються з контролю відповідальною посадовою особою і групуються у справи. Справа являє собою сукупність документів, що належать до певного питання або напряму діяльності організації. При формуванні справ керуються такими правилами: документи вкладаються у справу лише в одному примірнику (оригінал); групуються документи тільки за один рік (винятком є перехідні, службові та особисті справи); документи всередині справи розміщуються в порядку вирішення питань, хронології, алфавіту, індексації і т.п.; документи постійного і тимчасового термінів зберігання групуються в окремі справи; кожна справа не повинна містити більше 250 аркушів; якщо ж їх понад 250, то слід починати формування нового тому (частини). Класифікація документів закріплюється в номенклатурі справ, яка являє собою систематизований перелік найменувань справ із зазначенням термінів їх зберігання. Номенклатура справ Д. затверджується вищою організацією і діє протягом кількох років, однак щорічно уточнюється і в разі необхідності переробляється і перезатверджується. Усі документи за терміном зберігання поділяються на три групи: постійного, тривалого (понад 10 років) та тимчасового зберігання (до 10 років). Перелік документів за термінами зберігання затверджується наказом Головного архівного управління України. Проведення експертизи цінності документів передбачає визначення складу документів, які підлягають державному зберіганню; встановлення терміну зберігання документів, які не підлягають передачі до державного архіву; відбір документів із закінченим терміном зберігання, які підлягають знищенню. Експертиза цінності документів здійснюється експертною комісією у складі 3–5 осіб, яка призначається наказом керівника певної фармацевтичної організації.

Мнушко З.Н., Дихтярева Н.М. Менеджмент и маркетинг в фармации. Ч. І. Менеджмент в фармации / Под ред. З.Н. Мнушко. — Х., 2007; Паламар Л.М., Кацавець Г.М. Мова ділових паперів. — К., 1996.