ДІЛОВОДСТВО

ДІЛОВОДСТВО — діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами у процесі виконання управлінських дій.

Д. на ФП являє собою повний цикл обробки та руху документів з моменту їх створення (або одержання) до завершення їх виконання й відправлення. Від правильної організації Д., якнайповнішої його механізації та автоматизації залежить ефективність управління ФП в цілому. Правила та рекомендації про порядок здійснення діловодних процесів на ФП розробляються відповідно до законів України, що встановлюють порядок організації й діяльності органів державної влади, та актів органів державної виконавчої влади, місцевого і регіонального самоврядування. Організаційно-методичну допомогу в удосконалені системи документального забезпечення державного управління і Д. надають установи державної архівної служби України, які розробляють і затверджують основні нормативні документи з відповідних питань, перевіряють і мають право вимагати від керівників підприємств усунення виявлених під час перевірок недоліків.

Загальне керівництво організацією Д. на ФП здійснює її керівник. Уся організаційна робота з раціональної постановки Д. на ФП покладається на службу Д. (канцелярію). Остання є самостійним структурним підрозділом ФП і підпорядковується її керівнику. Чинниками, які визначають організаційну побудову канцелярії, є її основні функції, обсяг робіт за кожною з них, а також розмір ФП, тобто кількість його структурних підрозділів, їх територіальне розміщення, загальна кількість працівників, кількість рівнів прийняття рішень, норми управління, прийнята система документування та організації роботи з документами, рівень механізації та автоматизації документаційних процесів тощо. Основними завданнями служби Д. є встановлення єдиного порядку роботи з документами на ФП та підвідомчій мережі, документаційне забезпечення діяльності на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованих технологій роботи з документами і скорочення кількості документів.

Віденко А.Н. Сучасне діловодство. — К., 1998; Лоза О.В. Діловодство та документування управлінської діяльності.– К., 1997; Палех Ю.В. Управлінське документування. У 2 ч. — К., 2001.