ДОКУМЕНТ

ДОКУМЕНТ (лат. documentum — свідоцтво < docere — навчати, пояснювати) — матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або іншому носієві. Комунікативна функція Д. полягає у передаванні інформації в часі та на відстані. За допомогою Д. організується та підтримується інформаційний зв’язок між фармацевтичною організацією та її зовнішнім оточенням, підрозділами організації, керівництвом і фахівцями. Д. класифікують за носіями (Д. на папері, перфокарті, фотоплівці, диску, дискеті тощо); спеціалізацією (загальні, з адміністративних питань, спеціалізовані з комерційних, з фінансових питань); призначенням (організаційно-розпорядчі, інформаційні, наукові, облікові, рекламні тощо); походженням (внутрішні, зовнішні); напрямом (вхідні, вихідні); джерелами виникнення (первинні, вторинні); формою (стандартні, типові, офіційні); технікою відтворення (рукописні, механізовані); ступенем гласності (звичайні, для службового користування, секретні, цілком секретні); терміном виконання (звичайні, термінові, надтермінові); ступенем складності (прості, складні); стадією створення (чорнові, оригінали, копії (дублікати)); терміном зберігання (постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового (до 10 років) збереження); юридичною силою (оригінальні, фальшиві (підроблені)). Юридичною підставою створення організаційно-розпорядчих Д. є закони, укази, постанови, розпорядження органів законодавчої і виконавчої влади, а також здійснення виконавчої, розпорядчої, правової діяльності самих організацій. В аптечних і фармацевтичних підприємствах ця група Д. функціонує в галузі планування, виробництва, капітального будівництва, матеріально-технічного постачання, збуту, фінансів і кредиту, з організаційних питань, з питань праці та заробітної плати та ін. Діяльність апарату управління фармацевтичного підприємства щодо створення Д. та організації роботи з ними в процесі здійснення управлінських функцій називається діловодством, раціональне налагодження якого впливає на оперативність, економічність, надійність функціонування апарату управління, організацію й культуру діяльності управлінських працівників фармацевтичних організацій. В аптечних закладах система діловодства залежить від обсягу документообігу (див. Документообіг), що зумовлено положенням організації в ієрархічній структурі управління. Так, у фармацевтичних об’єднаннях, на аптечному складі, базі, фармацевтичній фабриці діловодством займаються секретарі або діловоди, а в аптеках — безпосередньо завідувач або один з його заступників. Аналіз управлінської діяльності свідчить, що керівники різних рівнів управління (див. Рівні управління) витрачають на роботу з Д. в середньому 15–40% робочого часу, у тому числі 5–10% — на їх складання та оформлення. З метою раціоналізації діловодства введені уніфікація і стандартизація Д. Уніфікація Д. — це встановлення одноманітності в складанні та оформленні документів, що сприяє скороченню термінів їх підготовки, створює умови для пристосування документів до подальшої обробки їх засобами оргтехніки. Уніфікуються, зокрема, формат паперу, назва типів документів, реквізити, текст та ін. Відповідно до уніфікованої системи документів всі документи складаються на бланках єдиного зразка, з установленим складом і місцезнаходженням обов’язкового та додаткового реквізитів. До обов’язкових реквізитів належать, напр., текст, назва, заголовок до тексту, підпис, печатка, індекс, найменування автора (організації чи фізичної особи) і т.п. Уніфікація текстів передбачає такі способи: трафарет, анкета, таблиця і зв’язний текст (текст — аналог). Трафарет — текст з пропусками, призначеними для змінної інформації (бланки довідок, посвідчень для відрядження і т.ін.). В аптечних закладах до трафаретних текстів належать акти прийому фармацевтичної продукції, накази про створення комісії з інвентаризації, товарно-транспортні накладні, вимоги-накладні та ін. Анкета — текст, в якому незмінна інформація подана у вигляді переліку питань, що передбачають суворо визначений набір відповідей. Стандартизація Д. — установлення і застосування правил з метою упорядкування діяльності в певній галузі на користь і за участю всіх зацікавлених сторін для досягнення загальної оптимальної економії при дотриманні умов використання і вимог експлуатації. Прикладом Д., які відображають стандартизацію вимог до якості ЛП, є аналітико-нормативна документація, сертифікат якості; стандартизацію виробництва лікарських препаратів відображає такий документ, як промисловий регламент та ін. (див. Сертифікація). Стандартизація Д. у фармацевтичній галузі характеризується стабільністю вимог, реєстрацією змін і наглядом за дотриманням вимог стандартів.

Мнушко З.Н., Дихтярева Н.М. Менеджмент и маркетинг в фармации. Ч. І. Менеджмент в фармации / Под ред. З.Н. Мнушко. — Х., 2007; Паламар Л.М., Кацавець Г.М. Мова ділових паперів. — К., 1996.